Manual Talk Órbita

Prepare a clínica antes de atender

Gestão da clínica → Procedimentos e produtos · Profissionais · Configurações

Cadastros base evitam retrabalho na agenda. Antes de criar horários, confirme os serviços que a equipe oferece e os profissionais que podem realizá-los.

1. Cadastre ou revise os serviços em Gestão da clínica → Procedimentos e produtos. Confira nome, duração, preço e categoria quando aplicáveis.
2. Cadastre os profissionais e vincule os serviços que realizam.
3. Configure os dias e horários de trabalho de cada profissional.
4. Conecte um canal de atendimento se for usar mensagens automáticas ou atendimento pelo WhatsApp.
5. Publique modelos de anamnese e revise regras de lembrete antes de liberar para a equipe.

Conectar WhatsApp pela Meta

Configurações → Canais → Novo canal → WhatsApp → Meta (oficial)

1. Escolha Novo Canal, dê um nome que a equipe reconheça (por exemplo, “WhatsApp Recepção”) e selecione WhatsApp.
2. Em Provider, selecione Meta (oficial) e clique em Conectar WhatsApp.
3. Na janela da Meta, entre com uma conta administradora do negócio, escolha ou crie a conta WhatsApp Business e autorize o número solicitado.
4. Ao retornar ao CRM, confirme que o canal aparece na lista com o número e estado conectado. Faça um teste controlado com um número interno autorizado.

Conectar WhatsApp com Evolution

Configurações → Canais → Novo canal → WhatsApp → Evolution (WhatsApp Web)

1. Crie um canal com nome identificável, tipo WhatsApp e provider Evolution. Salve o canal.
2. Na linha do canal, clique em Conectar ou Gerar QR. Aguarde o QR aparecer.
3. No celular que mantém o WhatsApp do negócio, abra Aparelhos conectados → Conectar um aparelho e leia o QR exibido pelo CRM.
4. Aguarde o estado mudar para Conectado. Se expirar, gere um QR novo. Use Desconectar para encerrar a sessão ou Excluir sessão antes de parear novamente.

Cadastrar um paciente

Pacientes → Novo paciente

1. Pesquise por nome ou telefone para conferir se já existe um cadastro.
2. Clique em Novo paciente e informe apenas os dados necessários à rotina da clínica.
3. Confira a identificação e salve. Abra o prontuário para acessar anamnese, agenda e registros.

Precisa corrigir alguma informação?

Na lista de Pacientes, use Editar na linha da pessoa, altere os campos e clique em Salvar. Reabra o mesmo cadastro para conferir. Não crie outro paciente para trocar um telefone ou e-mail.

Cadastrar um profissional

Gestão da clínica → Profissionais → Novo profissional

1. Informe nome e especialidade; preencha os dados de registro profissional aplicáveis.
2. Salve o cadastro.
3. Abra a configuração de serviços do profissional e vincule cada serviço que ele atende.
4. Configure os dias e horários de trabalho; depois confira se a agenda oferece os horários esperados.

Cadastrar um serviço ou procedimento

Gestão da clínica → Procedimentos e produtos → Novo produto

O botão se chama Novo produto, mas também cadastra atendimentos. O campo Tipo é o que diferencia um serviço de um item físico.

1. Abra Novo produto e escreva o nome que a equipe vai reconhecer.
2. Em Tipo, escolha Serviço para uma consulta, sessão ou procedimento.
3. Confira especialidade/categoria, preço e duração em minutos.
4. Salve e confira o item na lista. Vincule os profissionais que podem realizá-lo e configure a agenda deles antes de oferecer horários.

Exemplo: “Sessão de fisioterapia”, 50 minutos. O valor usado no vídeo é fictício, não uma sugestão de preço.

Fazer um agendamento

Pacientes → prontuário → Sessões e agenda → Agendar sessão

1. Abra o paciente correto e entre em Sessões e agenda.
2. Clique em Agendar sessão.
3. Selecione profissional, data, horário e serviço; confira duração e disponibilidade.
4. Confirme e verifique o novo compromisso na lista do paciente ou na Agenda.
5. Depois do atendimento, atualize a situação da sessão e registre a evolução separadamente.

Configurar e preencher a ficha de anamnese

Primeiro, publique um modelo

Configurações → Modelos de Avaliação

1. Crie ou duplique um modelo e informe nome e especialidade.
2. Adicione perguntas e seções; escolha tipo de resposta e campos obrigatórios.
3. Salve o rascunho, revise o questionário e clique em Publicar. Modelos em rascunho não aparecem para preenchimento.

Depois, preencha no paciente

Fichas de anamnese → buscar paciente → selecionar modelo

1. Confirme a identificação do paciente e escolha o modelo publicado adequado.
2. Preencha a ficha e use Salvar rascunho para continuar depois.
3. Revise as respostas obrigatórias e finalize somente após conferir.
4. Uma ficha finalizada preserva histórico; para corrigir, inicie uma nova revisão quando autorizado.

Criar lembretes de agendamento

Configurações → Lembretes de Agendamento → Nova regra

1. Dê um nome à regra e escolha o gatilho Agendamento.
2. Escolha Minutos antes para um aviso próximo do horário ou Dias antes, horário fixo para antecedência maior.
3. Escreva a mensagem usando apenas os placeholders mostrados para o gatilho.
4. Confira a prévia, salve e deixe a regra ativa quando estiver aprovada.
5. Verifique se existe um canal WhatsApp ativo, se o contato tem autorização e se o teste controlado chegou ao destino.

Para agendamentos, os placeholders são {paciente}, {servico}, {profissional}, {data}, {hora} e {minutos}. O último pode ficar vazio quando o disparo usa dias e horário fixo.

Usar templates e mensagens prontas

Configurações → Templates

1. Clique em Novo template, informe nome, categoria e mensagem.
2. Insira variáveis disponíveis clicando nelas: {{nome}}, {{primeiro_nome}}, {{tratamento}}, {{operador}} e {{empresa}}.
3. Salve e use a mensagem pronta no atendimento conforme o perfil de acesso.

Registrar foto em Harmonização Facial

Harmonização Facial → buscar paciente → selecionar foto

1. Pesquise e confirme o paciente pelo nome/telefone.
2. Escolha Tirar foto com a câmera ou Escolher imagem.
3. Confira a prévia e confirme que existe autorização do paciente para registrar a imagem facial no prontuário privado.
4. Clique em Registrar foto no prontuário e confira a foto no histórico.

No celular, a opção Tirar foto com a câmera solicita a captura pelo aparelho. No computador, ela pode abrir a seleção de arquivo. O vídeo mostra esse campo recebendo um rosto sintético, a prévia e o salvamento; não mostra uma câmera fotografando uma pessoa ao vivo.

O pagamento chegou. E agora?

Financeiro → A Receber → Marcar paga

Antes de dar baixa, confira o valor recebido e encontre a parcela certa. Uma mensagem do paciente ou um link gerado ainda não comprovam o recebimento.

1. Encontre o lançamento e confira paciente, descrição, valor e vencimento.
2. Use Marcar paga, escolha a forma de pagamento e a Conta destino.
3. Depois de conferir o recebimento, clique em Confirmar recebimento.
4. Confira o status Pago na tabela. Não registre outra baixa para o mesmo valor.

Incluir a conta Mercado Pago

Configurações → Financeiro → Mercado Pago

1. O responsável pela conta da clínica obtém as credenciais da integração em sua própria conta Mercado Pago.
2. Preencha Access Token e Public Key nos campos próprios. Não exponha esses valores.
3. Marque Habilitar cobrança automática via Mercado Pago e clique em Salvar.
4. A mensagem “Configuração salva com sucesso” confirma o salvamento, não a validade das credenciais no provedor. Confira a operação e o retorno das cobranças com o responsável financeiro.

Assistir à configuração do Mercado Pago

Registrar o que foi feito em cada dente

Prontuário → Odontologia · ou Atender em Odontologia no agendamento

O vídeo acompanha uma consulta fictícia: o profissional seleciona o dente 11, salva a evolução, registra o procedimento no tratamento e confere o histórico por dente. Não é uma aula de técnica clínica.

1. Abra o prontuário correto e entre em Odontologia. Quando partir do agendamento, confira o vínculo da consulta.
2. Crie ou selecione a consulta. Escolha o dente no mapa FDI e confira Dentes desta consulta. Use Definir alvos da selecao quando precisar transferir a seleção para os alvos da nota.
3. Escreva a evolução e clique em Salvar rascunho.
4. Em Tratamentos, registre o planejamento no dente e atualize para realizado apenas depois da execução. Planejado e realizado não são a mesma coisa.
5. Na consulta, registre a conduta/evento correspondente e confira o histórico do dente. Revise antes de finalizar.

O paciente enviou um exame. Como guardar?

Prontuário → Odontologia → consulta → Imagens privadas

Você recebeu uma imagem de radiografia e quer encontrá-la no próximo atendimento. Não precisa emitir uma guia: guia solicita um exame; anexo guarda o arquivo recebido.

1. Confirme o paciente e selecione a consulta em rascunho que receberá o anexo.
2. Confira os dentes selecionados. Na área Imagens privadas, escolha Tipo de evidencia: RX digital para a imagem recebida ou Foto de chapa para a fotografia de uma chapa.
3. Em Adicionar evidencia, selecione o arquivo e aguarde a confirmação. Este envio aceita JPG, PNG ou WebP, até 15 MB.
4. Em Imagens e exames, abra o arquivo para conferir paciente, consulta, modalidade e dente. Confira os filtros se ele não aparecer.

O vídeo usa um arquivo ilustrativo identificado, não uma radiografia clínica. O sistema armazena o registro; a interpretação pertence ao profissional.

Do primeiro contato ao próximo retorno

1. Confira atendimentos do dia na Minha clínica e na Agenda.
2. Busque o paciente antes de cadastrar; confira o prontuário.
3. Preencha e salve a anamnese conforme a autorização do seu perfil.
4. Confirme o profissional, serviço e horário do agendamento.
5. Após a sessão, atualize o status e registre a evolução.
6. Configure lembretes com antecedência; revise canal, mensagem e destinatário.
7. Restrinja exportações, fotos e dados de saúde a quem precisa acessá-los.

Se uma mensagem não sair

Confira estado do canal, conexão Evolution ou credenciais/status Meta, número do destinatário, permissões de usuário e janela/regras de template. Revise a mensagem de erro em Configurações → Logs de Integração antes de repetir envios.

Boas práticas e solução de problemas

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